貴社のビジネスについてご紹介ください。

　私たちは、化粧品・日用品、一般用医薬品の卸売業を営んでいます。お客様はドラッグストア様を中心に、コンビニエンスストア様から大手ＧＭＳ様までさまざまな小売業様が対象です。メーカー様から仕入れて、小売業者様に届けるのが私たちの仕事です。
　私たちが常に心がけているのは、「正確かつ迅速に納品する」ことです。例えば、注文を受けると倉庫の商品をピッキングして運び出し、出荷します。物流ではこのピッキングをいかにスピーディーに行うかが大切で、ミスがあって間違った商品を送ってしまうと再送の手間が発生しますし、何よりお客様である小売店、さらにその先の消費者に迷惑をかけることになります。
　そこでピッキングのミスを減らす仕組みを導入しています。注文を受けて、倉庫から商品を取り出す際に、棚には同じようなサイズ、色の箱が数多く並んでいて、間違えるリスクがあります。ピッキング担当者がミスを起こさないよう独自のシステムを自社開発し運用しています。画面には商品が置いている棚の場所までが分かりやすく指示が表示され、バーコードで商品に間違いがないか確認した後に、重量もチェックします。重量確認によって、注文数を間違えるといったミスを回避できます。

EDIを運用するうえでの課題は何でしたか？

　私たちの取引先はドラッグストア様を中心にコンビニエンスストア様から大手ＧＭＳ様などの小売業者様、あるいは製品を製造するメーカー様となり、EDIの接続先は1300を超えます。しかもそれぞれが別々の通信手段をとっていて、統一性がない状態です。業界として、統一したデータのフォーマット、転送プロトコルの基準はあるのですが、接続相手の環境に合わせて特殊な通信を行う必要も生じているのが実状です。
　また通信プロトコルが作られたのはインターネットが普及していない約30年前のことですから、古い環境の接続先との通信は処理速度そのものが遅いのです。一方新しいインターネット系のWeb-EDIは自由度が上がってきますので、フォーマットも独自のものがあり、取引先からは「こういうフォーマットで送りたいので、受けてほしい」という依頼もあります。そのような形で、個別対応が非常に増えてきています。

従来はオンプレミスで運用してきたEDIを、EINS/EDI-Hub Nexに刷新されました。その背景や理由をご説明ください。

大きく二つの課題がありました。

課題1専門性を持った人材の将来的な確保が困難

　将来、EDIをどのように運用していくかということを検討した際に、大きな問題になったのは属人化です。これまでは長い経験を持ち、EDIや通信に詳しいスタッフが、取引先ごとの個別の事情、仕組みを詳細に知っていて、そのノウハウによって従来のEDIシステムを自社運用してきたわけです。しかしいずれ、そのスタッフが退社などで会社から去ることは避けられません。５年後10年後を見据えたとき、このような属人化に対して、どのようにEDIを運用していけばいいのかは大きな課題でした。

課題2特殊な通信機器の維持にかかる費用と期間

　自社運用すると、機械の維持管理、メンテナンスが必要になります。さらに機械ですから、ハードウェアの更新も必要となります。そもそもEDIで使用する通信機器は、特殊な機械ですので、高額という問題もありました。
　2020年にアナログ回線が廃止されると、JCA手順などが使えなくなります。自社運用を続けていくと、その通信がなくなった場合、いつまで機器を維持すればいいのかがわからないまま管理していかなくてはいけないという問題がありました。

現在はどのような仕組みでEINS/EDI-Hub Nexを活用しているのですか？

　　自社で運用していた通信機器、通信サーバをすべてなくして、インテック様にアウトソーシングしました。社内からJCAや全銀などで使う機器がなくなり、EDIのデータを送受信するサーバだけが残っている状態です。そこから先の、取引先との通信機器はすべてインテック様のサービスを活用しています。

EINS/EDI-Hub Nexを選定した理由をお聞かせください。

　まずは安定運用が可能であることです。前述したとおり、接続先が1300を超えます。当然ですが、その膨大な接続先と正しく通信できるかどうかも大きなポイントとなりました。つまりEINS/EDI-Hub Nexでそれだけ多くの接続先ときちんと通信ができるのかという点が重要課題だったのです。検証の上、通信可能と判断して乗り換えることになりました。
　もうひとつはコストです。コストには機器の維持コストと人的コストが含まれます。現行の自社運用を継続するケースとEINS/EDI-Hub Nexに乗り換えたケースで、5年先までのコストを試算したところ、トータルで約4,000万円の削減が見込めました。それがEINS/EDI-Hub Nexを選定した二番目の理由です。

オンプレミスからSaaS型のクラウドサービスへの移行となりますが、懸念事項はなかったのでしょうか？

　　クラウドのセキュリティについて懸念はしていません。一方で、アウトソーシングすることで、自分たちが直接EDIのシステムに触れなくなることへの懸念は持っていました。自分たちで機械もデータもすべて管理する自社運用には、スピード面の利点がありますが、EINS/EDI-Hub Nexに乗り換えてアウトソーシングにすると、インテック様に仕様などを伝えて依頼しなくてはいけなくなりますので、以前に比べて時間がかかるようになります。しかし私たちは、それ以上の利点があると考えています。

アウトソーシングの利点1　専門知識と経験を持つスタッフ不在でもEDI運用が可能

　 EINS/EDI-Hub Nexにしてからは、新しい接続先の登録、エラー時の対応なども現場事務社員とインテック様の間で対処できるようになりました。現場事務社員が、通信の仕組みを分かっていなくても、必要な情報さえ伝えられたら、あとはインテック様がしっかりと対応してくれます。
　新規の接続先登録の際には、取引先から届いた資料や設定ファイルを既定の申請書を記述するだけで対応してもらえます。特に、流通BMSやWeb-EDIとなると、通信が複雑になり、設定項目も多くなってきています。EDIに詳しくない現場事務社員にとっても負担ですし、あやふやなところがあれば、設定ミスにもなりかねません。アウトソーシングした結果、不明点があれば、インテック様が現場事務社員に質問するなどして、対応してくれます。
　申請者側の知識が不足していても、インテック様側が確実にサポートしてくれるというのは、プロに頼む利点ですね。

アウトソーシングの利点2　システム運用部が本来の業務に専念できる

　今までEDIに関わることで不明な点や通信エラーなどのトラブルがあれば、現場からシステム部員に電話が来ました。その突発的な対応もインテック様に一任できます。
　またEDIのトラブル対応は経験値が大きく影響します。昔からの経験を持つものなら、たいていはどんなエラーが出ても、「この辺りに原因がありそう」と見当を付けて、スムーズに解決できます。しかし経験がない人間では、何のエラーなのかもなかなか分からないのです。その点、インテック様のようなプロに任せると、対応時間も短縮化されますし、人的ミスも削減できます。
　同時に自社運用の際は通常業務の途中で問い合わせを受けると、システム部員は業務を中断して対応していました。一つの対応は、5分や10分、長くても1時間程度ですが、集中して取り組んでいた仕事を中断されるのは、大きな負担でした。今はそれらの対応をすべてインテック様が受けてくれますので、システム部員の負担はほぼゼロといえます。
　それから休日の対応もインテック様に頼っています。私たちの会社は土日も営業していますが、以前はEDIのトラブル発生に備えて、システム部員もシフトを組んで出社していました。インテック様のサービスは24時間365日、土日も対応していますので、アウトソーシングした現在は休日の対応も任せています。

EINS/EDI-Hub Nexへの乗り換え後に、仕事の進め方が変わったなどの変化はありますか？

　見えづらかった業務が可視化されました。以前私たちは、現場からの問い合わせの数を把握していなかったのですが、EINS/EDI-Hub Nex乗り換え後はインテック様から定期レポートを受け取っていまして、それを見ると現場からの問い合わせが、月に100件ほどあったということが分かりました。
　また毎月開いているインテック様との定例会は業務改善にも役立っています。資料を見ると、問い合わせの多いものや、発生しやすいエラーなどが分かります。かつては、問い合わせやエラーはすぐに対応していたので、全体でどういう傾向があるかは、はっきりとはしていなかったのですが、定例会を開くようになって、データとして見えるようになり、改善に生かしています。
　接続先の整理もできました。例えば、取引が終わってしまった接続先があった場合、現場営業から「この取引先とは契約が終わりました」という連絡がないと処理できないわけです。しかし、その連絡が受け取れないと、そのままになってしまいます。今ではインテック様から「この通信定義は使われていない」というレポートがあり、契約が終了している相手であれば、通信定義を削除し整理ができるようになりました。
　このようにEDIに関わる業務は、自社運用すると、属人性が高くなり、他の人からはブラックボックスになりやすいといえます。しかし可視化されたことで改善につなげられました。
　EDIの運用に関わる人材も効率化することができました。かつては40人以上、EDIの運用に人材を割いていましたが、まず、全国の各拠点にあったサーバを東西の2拠点に集約することで25人程度に削減することができました。そして今回、EINS/EDI-Hub Nexに乗り換えた結果、さらに半分以下の10人程度で対応できるようになりました。