システム間のシームレスな連携が導入の決め手

トータル・パッケージング・ソリューション・プロバイダーとして人・モノ・地球にやさしい製品およびサービスを提供しているダイナパック。大量の受発注とともに発生するさまざまな帳票の大量印刷と保管に関わるコストの削減が課題であった。これを解決するために６社の電子帳票システムを比較検討し、2011年に導入を決定したのが、Super Visual Formadeと快速サーチャーGXである。

「当社では帳票の大量出力にともなう印刷コスト、保管コストが増え続けており、コスト削減は経営課題となっておりました。また、保管義務のある紙帳票の管理は主に各拠点の総務課に任せており、管理負荷の増大から電子化の要望はかなり前からあがっていました。こうした現場の声も後押しとなり、電子帳票システム導入の検討を開始しました。当初６社からさまざまな提案を受けましたが、各拠点や子会社への展開を予定していたことから、クライアントに専用のアプリケーションが必要なC/S型のシステムではなくWeb型の電子帳票システムに検討を絞りました。その中でもSuper Visual Formade（以下SVF）と快速サーチャーGXの組み合わせは非常に魅力的な提案でした。（榊原氏）」

System iと密に連携が可能であり帳票設計の負荷を軽減できる点、二次元コードなどユーザーサイドからの高度な要求にも対応できる点、快速サーチャーGXはSVFで作成した帳票をシームレスにそのまま取り込める点、シンプルで簡単な操作性と充実した帳票参照・検索機能が他製品よりも優れていた。

「電子帳票システムを導入すれば単純に印刷・保管コストを削減できるのはもちろん、帳票設計製品と電子帳票製品の組み合わせにおいて、それぞれのシステムが密に連携が取れていると運用コストの削減も可能です。導入後の展開において密な連携ができているか、できていないかはかなり大きいポイントですね。（吉田氏）」

検討の結果、数年で投資分のコストが回収できるという試算となり、経営層からのゴーサインで、SVF＋快速サーチャーGXの導入を決定した。

帳票の印刷・保管コスト削減に成功

電子帳票化の運用は印刷枚数の多い帳票の電子化から着手し、元帳や請求書(控)の印刷を廃止した。

「印刷枚数削減により、プリンタの台数やトナーなどの消耗品、ファイリングのための事務用品を削減、さらに、空いた保管スペースの有効活用なども実施でき、想定以上の効果が出ています。これに加えて電子帳票からExcelへのエクスポートによりデータが活用しやすくなり、書類作成のための二次加工時間がかなり短縮されました。SVFで新しい帳票をどんどん作成していますので、これから快速サーチャーGXへ追加する帳票は増えていくと思います。また、通常は新システム導入時に説明会を実施しますが、快速サーチャーGXのU/Iは非常にシンプルなため、説明会を実施していません。特に問い合わせもなく利用できていますので、情報システム部門としては非常にありがたいですね。（吉田氏）」

各拠点間では請求書等の帳票は印刷された紙をFAXでやり取りする、といった運用を行っていたが、電子化されたことによりFAXが送られてこなくても締め処理後すぐに確認したい帳票を参照できるようになった。

「これまで紙でやりとりしていたものが、快速サーチャーGXを利用してWebで公開できるということが社内で認知されてきましたので、色々な帳票を電子化したいという要望が出てくると思っています。情報システム部からもより活用するための案を発信していきます。（榊原氏）」

参照範囲と対象帳票のさらなる拡大

快速サーチャーGXを参照できる範囲の拡大を計画中で、年末までに子会社３社への展開が決定している。

「参照できる範囲を増やすのと同時に、対象帳票の追加も検討しています。当面は、やはり紙出力の多い帳票が対象として考えられますが、手書きの書類・帳票など紙ベースのものをスキャンしてPDF化し、快速サーチャーGXへ取り込むこともできますので、System iの帳票だけではなく、要望があればどんどん対象帳票を追加していく方針です。せっかく導入しましたので、どんどん活用していこうと思っています。（吉田氏）」

最終的には、社外へ送付している紙媒体の作成を可能な限り減らし、快速サーチャーGXを利用したWeb公開による完全ペーパーレスを今後目指していく予定である。