電子取引におけるデータの保存を徹底していくには、まず取り引きの棚卸しが必要である。その上で該当する取り引きについては、紙の保存を前提とした運用を見直さなければならない。

電子取引にまつわる業務プロセスをどう構築するかは企業によって様々だろうが、データの保存環境については要件が定められている。要件を大別すると「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つ。この2つの要件を満たすためには「電子データ保存」「検索機能の確保」、そして電子データの改ざんを防止する「セキュリティ」対応が必要になるわけだが、各要件には“やるべきこと”が細かく定義されている。

例えば、可視性を確保するためには「日付、金額、取引先の3つの項目で検索できること」「日付、金額は範囲を指定して検索できること」「2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて検索できること」などが求められる。いつ、どの会社と、どれだけの金額の取引があったか。即座に検索して抽出できなければならないわけだ。

自社で要件を満たす仕組みを構築し対応を進めることも可能だが、そのためには税務コンサルタントやシステムインテグレーターの協力を受けて要件をひも解き、それを実現する仕組みをシステムに落とし込むなど、膨大な時間やコストがかかることが多い。

そこで、現実解となるのがJIIMA認証を取得したシステムの活用である。

JIIMAは日本文書情報マネジメント協会の略称で、文書情報のマネジメント普及を推進する第三者機関である。様々な活動の一環として、市販ソフトやサービスが電子帳簿保存法の要件を満たしているかをチェックし、要件を満たしていると判断したものを認証している。つまり、JIIMA認証を取得したソフトやサービスを適正に使用すれば、電子帳簿保存法に準拠したデータの保存を効率的に行えるわけだ。

中でも推奨したいのがインテックの電子帳票システム「快速サーチャーGX」である。

快速サーチャーGXは、かつて電子帳簿保存法にスキャナ保存に関する改正があった際も速やかに対応してJIIMA認証を取得。電子帳簿保存法の改正、およびJIIMA認証を意識した開発に常に取り組み、法改正の要所を押さえた機能強化を図ってきた。「快速サーチャーGXを使えば、自社で一からシステムを構築することなく、すぐに改正法に対応できます」とインテックの吉岡 哲氏は述べる。

「1件ずつ登録する際の専用ツール（図3）は、誰でも操作できるようにデザインされており、簡単に使いこなせます。また、大量データに対応するための一括登録やAPIを利用し、様々なシステムと自動連携する方法も用意しています。電子取引の対象データであるEDIについても、順次対応していく計画です」とインテックの山岸 敏康氏は快速サーチャーGXの使い勝手のよさについて話す。業務や電子取引データの管理は、それぞれの企業で様々な運用がされているが、複数の方法が用意されている快速サーチャーGXなら、対象データのボリュームや自社の業務にあわせて最適な電帳法対応を実現できそうだ。

さらに「快速サーチャー」という名前の通り、保管した後の帳票の閲覧・検索にも優れている。「快速サーチャーGXは高速検索エンジンを実装しており、膨大な帳票もストレスなく高速に検索することが可能です」と山岸氏。また、快速サーチャーGXのクラウド版は、インテックの高信頼なデータセンターで運営されており、重要な取引データをセキュアに管理、安全・安心に管理していける。

「電子帳票保存法への対応を進めているお客様から多数のお問い合わせを受けています。この電子取引対応を機に、社内に分散して保管している経費精算の領収書や仕入先から受け取る大量の納品書などのスキャナ保存対象も一元管理しておこうと考えるお客様も少なくありません」と吉岡氏は言う。

社会的な状況を見ると、おそらく、ほとんどの企業が法改正の対象となるはず。快速サーチャーGXは、それらの企業にとって対策を一気に進める有力なソリューションといえよう。